Laatst bijgewerkt: 21/05/2026

 

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, leveringen van diensten en verkopen van goederen door Fotografisk – Lene Vandevyvere, Stampkotstraat 11, 8940 Geluwe, BTW BE0791.762.993, hierna genoemd "de Fotograaf". Door het plaatsen van een opdracht, het ondertekenen van een offerte of het betalen van een voorschot, aanvaardt de klant deze voorwaarden integraal. Afwijkingen zijn slechts geldig na voorafgaande schriftelijke bevestiging. Deze voorwaarden gelden voor zowel particuliere klanten (B2C) als ondernemingen (B2B).

 

2. Diensten en Levering

De Fotograaf biedt onder meer volgende diensten aan: portret-, zwangerschaps-, newborn-, familie-, communie- en huwelijksfotografie, bedrijfsfotografie, grafisch werk en verhuur van materiaal. De levering van foto's gebeurt binnen de 2 maanden na de fotosessie en in het overeengekomen formaat, via een online galerij of een ander overeengekomen medium. De Fotograaf bepaalt zelf de selectie en de wijze van nabewerking volgens haar artistieke visie. RAW-bestanden en niet-geselecteerde of niet-bewerkte beelden worden niet meegeleverd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen tegen meerprijs.

​

3. Bewaartermijn

De Fotograaf bewaart de geleverde bestanden gedurende minimaal 2 jaar na levering, via een online galerij of digitaal archief. Na deze termijn vervalt elke bewaarplicht. De Fotograaf is niet verantwoordelijk voor verlies van bestanden door technische oorzaken, defecten van externe platformen of overmacht. Klanten worden aangeraden hun bestanden tijdig zelf te downloaden en op meerdere plaatsen te bewaren.

 

4. Prijzen en Betaling

​Bij reservatie van een opdracht kan een voorschot worden gevraagd, dat in mindering wordt gebracht op het eindbedrag. Voor huwelijksfotografie geldt steeds een voorschot van € 300 zoals bepaald in de bijzondere voorwaarden.

​

5. Laattijdige betaling (B2C)

Bij gebrek aan volledige betaling binnen de 14 kalenderdagen (+ 3 werkdagen indien niet elektronisch verzonden) na verzending van de eerste kosteloze betalingsherinnering, is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van: € 20 indien het saldo ≤ € 150 bedraagt; € 30 + 10% van het bedrag boven € 150; € 65 + 5% van het bedrag boven € 500, met een totaallimiet van € 2.000. Daarnaast is een verwijlinterest verschuldigd conform art. 5, lid 2 van de wet van 2 augustus 2002, berekend op het nog te betalen saldo.

​

6. Laattijdige betaling (B2B)

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag met een minimum van € 40, onverminderd het recht op vergoeding van hogere werkelijk geleden schade en invorderingskosten.

 

7. Annulering en Wijzigingen

Annulering dient steeds schriftelijk te gebeuren via info@fotografisk.be.

​

Bij annulering door de klant gelden de volgende voorwaarden:

• Bij annulering meer dan 14 dagen vóór de geplande fotosessie: 25% van het overeengekomen bedrag is verschuldigd, ter compensatie van reserverings- en administratiekosten.

• Bij annulering tussen 14 en 7 dagen vóór de geplande fotosessie: 50% van het overeengekomen bedrag is verschuldigd.

• Bij annulering minder dan 7 dagen vóór de geplande fotosessie of bij no-show: 100% van het overeengekomen bedrag is verschuldigd.

 

Indien een voorschot werd betaald, wordt dit in mindering gebracht op de verschuldigde annulatievergoeding.

Voor huwelijksfotografie gelden de bijzondere voorwaarden hieronder.

 

Wijzigingen in de afspraak dienen tijdig en in overleg met de Fotograaf te worden doorgevoerd. Verplaatsing van de afspraak naar een nieuwe datum is mogelijk mits beschikbaarheid van de Fotograaf.

 

8. Auteursrechten en Gebruik

De Fotograaf behoudt te allen tijde alle auteursrechten en morele rechten op de gemaakte foto's en grafische realisaties, conform Boek XI WER. De klant verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor het overeengekomen doel:

​

• Voor particuliere opdrachten geldt het gebruiksrecht voor privédoeleinden (delen met familie en vrienden, afdrukken voor persoonlijk gebruik).

• Voor commerciële of bedrijfsopdrachten wordt het gebruiksrecht (kanalen, duur, bereik) in de offerte omschreven. Elk ruimer gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming en kan aanleiding geven tot een bijkomende vergoeding.

 

Het is niet toegestaan om de foto's te bewerken, te wijzigen, door te verkopen, over te dragen aan derden, of filters toe te passen die het oorspronkelijke werk substantieel aantasten, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Bij publicatie wordt de naam van de Fotograaf vermeld conform artikel XI.165 §2 WER.

​

Het nemen van screenshots van onbewerkte beelden bij de eerste selectie is niet toegestaan. Indien de Fotograaf vaststelt dat er screenshots worden genomen en/of gepubliceerd, behoudt zij zich het recht voor de foto's niet af te leveren, zonder recht op terugbetaling.

Inbreuken op het auteursrecht geven aanleiding tot een schadevergoeding van minimaal driemaal de normale licentievergoeding.

 

9. Publicatierechten en portretrecht

​Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, mag de Fotograaf de gemaakte foto's gebruiken voor eigen promotionele doeleinden (portfolio, website, sociale media, blog, wedstrijden, vakbladen). De klant kan deze toestemming schriftelijk en gemotiveerd herroepen voor specifieke beelden. Bij bedrijfsfotografie staat de klant zelf in voor het bekomen van de nodige toestemmingen van afgebeelde personen en voor het naleven van de GDPR.

 

10. Aansprakelijkheid

​De aansprakelijkheid van de Fotograaf is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de betreffende opdracht of factuur. De Fotograaf is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, gevolgschade, gederfde winst of immateriële schade. In geval van overmacht of technische storingen (defect materiaal, verlies van bestanden buiten haar wil) wordt een nieuwe datum voorgesteld of beperkt de aansprakelijkheid zich tot teruggave van het reeds ontvangen bedrag.

​

11. Eigendomsvoorbehoud

Zolang geleverde goederen en diensten niet volledig zijn betaald, blijven zij eigendom van de Fotograaf. De risico's gaan over op de koper vanaf het ogenblik van levering. Bij niet-tijdige betaling behoudt de Fotograaf zich het recht voor de geleverde beelden te verwijderen.

​

12. Klachten en Geschillen

​Klachten over de geleverde diensten dienen binnen de 8 dagen na levering, en klachten over de factuur binnen de 8 dagen na factuurdatum, schriftelijk te worden gemeld per e-mail aan info@fotografisk.be of per aangetekend schrijven. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.

​

13. Privacy & GDPR

De Fotograaf verwerkt persoonsgegevens van de klant conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Meer informatie is terug te vinden in de privacyverklaring op www.fotografisk.be/privacy-beleid.

 

14. Overige Bepalingen

​Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen. Indien een bepaling nietig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

​

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

​Op alle overeenkomsten is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. In geval van betwisting zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Ieper, bevoegd.

​

16. Contactgegevens

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kan u contact opnemen via: Fotografisk – Lene Vandevyvere Stampkotstraat 11, 8940 Geluwe info@fotografisk.be – 0471 71 00 20

​

Cadeaubonnen

1. Geldigheidsduur

• Cadeaubonnen zijn geldig tot en met de maand die vermeld staat op de bon. Na deze datum vervalt het recht om de bon zonder bijkomende kosten te gebruiken.

2. Laattijdig gebruik

• Indien een cadeaubon na de vervaldatum alsnog gebruikt wil worden, kan dit enkel mits betaling van:

• het prijsverschil tussen de waarde van de cadeaubon en de actuele prijs van de fotosessie, éneen administratieve verlengingskost
  van €50.

3. Niet-inwisselbaar

• Cadeaubonnen kunnen niet worden ingewisseld voor geld en zijn niet overdraagbaar of doorverkoopbaar. Eventuele restwaarden worden niet terugbetaald.

4. Geen verlenging mogelijk

• De Fotograaf behoudt het recht om een verlengingsverzoek te weigeren.

​

Huwelijksfotografie – specifieke voorwaarden

De onderstaande voorwaarden zijn aanvullend op de algemene voorwaarden en gelden specifiek voor huwelijksreportages.

 

1. Reservatie en voorschot

Een huwelijksdatum wordt pas definitief vastgelegd na:

• schriftelijke bevestiging (per mail of overeenkomst), én

• ontvangst van een voorschot van €300.

Dit voorschot dient ter reservering van de datum en wordt in mindering gebracht van het totale bedrag.

Zolang het voorschot niet is ontvangen, blijft de datum beschikbaar voor andere koppels.

 

2. Annulering door het bruidspaar

Annulering van een huwelijksreportage dient steeds schriftelijk te gebeuren.

Bij annulering gelden de volgende voorwaarden:

• Bij annulering meer dan 12 maanden vóór de huwelijksdatum:
  → het voorschot van €300 wordt niet terugbetaald.

• Bij annulering tussen 12 en 6 maanden vóór de huwelijksdatum:
  → 50% van het overeengekomen totaalbedrag is verschuldigd.

• Bij annulering binnen 6 maanden vóór de huwelijksdatum:
  → 100% van het overeengekomen totaalbedrag is verschuldigd.

Deze bedragen zijn verschuldigd ongeacht de reden van annulering.

 

3. Verplaatsing van de huwelijksdatum

Indien het huwelijk wordt verplaatst, kan het voorschot worden overgedragen naar een nieuwe datum, op voorwaarde dat deze datum beschikbaar is bij de Fotograaf en binnen 30 kalenderdagen na schriftelijke melding van de verplaatsing wordt doorgegeven en bevestigd.

Indien de Fotograaf niet beschikbaar is op de voorgestelde nieuwe datum, wordt dit beschouwd als een annulering door het bruidspaar en blijven de annulatievoorwaarden van toepassing.

 

4. Overmacht

In geval van overmacht (zoals ernstige ziekte, ongeval of omstandigheden buiten de wil van de Fotograaf) heeft de Fotograaf het recht de overeenkomst te ontbinden.

In dat geval zal de Fotograaf:

• zich inspannen om een gelijkwaardige vervangende fotograaf voor te stellen, of

• indien dit niet mogelijk is, het reeds betaalde bedrag (inclusief voorschot) volledig terugbetalen.

 

5. Betaling

Het resterende saldo van de huwelijksreportage dient uiterlijk 14 dagen na de huwelijksdatum voldaan te zijn, tenzij anders overeengekomen. Bij niet-tijdige betaling mag de fotograaf de foto's verwijderen. 

​

​

Bedrijfsfotografie – bijzondere voorwaarden

 

Deze voorwaarden zijn aanvullend op de algemene voorwaarden en gelden specifiek voor bedrijfsfotografie, grafisch werk en verhuur van materiaal aan ondernemingen.

 

1. Bedrijfsfotografie

Het gebruiksrecht wordt vooraf in de offerte omschreven (doel, kanalen, geografisch bereik en duur). Standaard wordt een niet-exclusief gebruiksrecht verleend voor de eigen communicatiekanalen van de opdrachtgever (website, sociale media, drukwerk). Voor gebruik door derden, doorverkoop of gebruik in advertenties is voorafgaande schriftelijke toestemming en mogelijk een bijkomende vergoeding vereist. De opdrachtgever staat in voor het bekomen van de nodige toestemmingen van afgebeelde personeelsleden en derden, en voor de naleving van de GDPR.

 

2. Grafisch werk

De Fotograaf behoudt het auteursrecht op alle ontwerpen, schetsen en grafische realisaties. De opdrachtgever verkrijgt een gebruiksrecht voor het overeengekomen doel. Bronbestanden (werkbestanden in InDesign, Photoshop, Illustrator) worden niet meegeleverd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen tegen meerprijs. Standaard zijn in de prijs twee revisierondes inbegrepen; bijkomende wijzigingen worden aangerekend aan het geldende uurtarief.

 

3. Verhuur van materiaal

Bij verhuur van materiaal is de huurder vanaf de inontvangstname tot aan de teruggave volledig aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal of defect, ongeacht de oorzaak. De huurder dient het materiaal terug te bezorgen in dezelfde staat als bij ontvangst. Een waarborg kan gevraagd worden. Het materiaal mag niet aan derden worden uitgeleend of doorverhuurd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Bij laattijdige teruggave is per begonnen dag een vergoeding gelijk aan de dagprijs verschuldigd.